Un’azienda verte la propria economia su due attività cardine: l’acquisto e la vendita. L’approvvigionamento delle materie prime, dei semi-lavorati, dei beni accessori e dei servizi sono le attività ordinarie che riguardano l’ufficio acquisti. Poi ci sono gli acquisti straordinari come nuovi macchinari, sviluppo tecnologico e interventi strutturali, per i quali sarebbe auspicabile la pianificazione e lo svolgimento di un’attenta ricerca atta ad individuare, caso per caso, il giusto fornitore.

Le vendite, dalle quali deriva il fatturato, sono il vero focus delle aziende. È qui che l’imprenditore concentra la massima attenzione, l’elaborazione di strategie e di piani d’azione, un’attenta programmazione e la verifica dei risultati; o almeno così dovrebbe essere. Il reparto vendite ci dà la dimensione dell’azienda, la sua organizzazione, il valore del business. L’orientamento ad aumentare le performance di vendita, ad incrementare il fatturato e a ricercare spasmodicamente nuovi mercati da conquistare sembrano prevalere su tutto. Ma è proprio così?

Se avessimo dei bilanci contabili “coerenti” all’andamento delle attività, cioè non aggiustati da opportune scritture di “rettifica” e spostamento di “partite”, questi sarebbero sufficienti per capire che le vendite e gli acquisti devono coesistere in un equilibrio ben definito e che l’attenzione e lo sforzo che si profonde per le prime va riservato anche verso le seconde. Infatti, la differenza costituisce la marginalità (positiva o negativa) dell’azienda. 

Sappiamo però che i bilanci, a volte incompleti e spesso analizzati a posteriori, oltre a riflettere il passato non costituiscono uno strumento di controllo di gestione valido ed esaustivo. Così i costi e i ricavi si rincorrono seguendo la dinamica dei flussi di cassa: se c’è disponibilità finanziaria si può accedere all’acquisto oppure se la banca concede il finanziamento si potrà affrontare un dato problema. Il fatto è che ci si preoccupa di riempire sempre di più “la vasca” senza badare a come la si riempie e a quanto sia largo il foro di scolo. 

Prestare attenzione agli acquisti dovrebbe essere la prima cosa da considerare per trovare un’economicità sostenibile. Questo non significa necessariamente adottare una sorta di regime di “spending review“ o addirittura di “austerity”, anzi. Ciò vuol dire esattamente il contrario! Un’azienda, infatti, per produrre e progredire deve investire! Quello che manca sono: la pianificazione ed il metodo di ricerca. 

Gli acquisti, dunque, concorrono fortemente, almeno tanto quanto le vendite, a definire la marginalità dell’impresa e la determinazione del “full costing” è oramai necessaria per una corretta pianificazione economica e finanziaria dell’azienda.

Questo, tuttavia, non è sufficiente! L’ufficio acquisti deve svolgere un’attività di costante ricerca sul miglioramento della qualità dei fornitori, al fine di garantire le migliori opportunità di acquisto e ridurre il rischio di spreco di risorse.

A questo punto viene spontaneo chiedersi: Quante aziende possono dire di possedere un ufficio acquisti efficiente? Quante aziende applicano davvero questi principi?  

Ancora oggi in molte aziende non esiste una pianificazione degli acquisti e la ricerca è spesso effettuata attraverso lunghe “esplorazioni” su Google, con risultati a volte quanto meno discutibili! Abbiamo già avuto modo di trattare, in un articolo pubblicato sul Blog Bartners, il tema della referenzialità e della referenziabilità, nonché l’importanza di individuare per ogni esigenza il giusto interlocutore.

Invece, la comodità della routine quotidiana, la pigrizia e/o la poca propensione ad individuare nuovi rapporti commerciali, spingono gli addetti agli acquisti a rimanere legati sempre agli stessi fornitori, agli stessi articoli/servizi, senza portare alcun valore aggiunto all’azienda.

Innovazione, questa è la parola chiave che ogni ufficio acquisti dovrebbe aver ben chiara e magari stampata nella propria porta d’ingresso! Gli addetti ai lavori dovrebbero sempre pensare a come portare valore aggiunto alla propria azienda, ricercando sistemi per migliorare i processi produttivi, commerciali, comunicativi ed organizzativi nell’ottica di una crescita armonica, secondo gli obiettivi societari!

Questo richiede una continua attenzione verso le opportunità offerte dal mercato di riferimento e la capacità di inserirle nel proprio contesto, trovando vantaggi e benefici a servizio di uno sviluppo aziendale. Tutto ciò necessità della volontà di avviare un cambiamento per fare cose nuove. Innovare significa, quindi, aderire alle circostanze, ai mutamenti dell'ambiente, alle scoperte scientifiche; significa non perdere di vista il mercato, osservare e proporre risposte concrete sempre più coerenti con i bisogni dell’azienda. Tutto ciò, se non è previsto da uno specifico ufficio di ricerca e sviluppo interno, dovrebbe essere proprio il compito assegnato all’ufficio acquisti, che da statico dovrebbe assumere un atteggiamento dinamico.

Proprio la dinamicità è la chiave di tutto, poiché senza di essa nessuna Innovazione è possibile e tale dinamicità parte da una visione molto precisa che si ha dell’azienda nello specifico, del mercato in generale e soprattutto del ruolo che s’intende giocare su entrambi questi fronti. Per loro natura, sia un’azienda che il mercato sono dinamici e quando, anziché seguirne il flusso, lo si impedisce volendo costantemente tenere le cose come stanno per mantenerne un certo controllo, è allora che si perde la partita.

L’Ufficio Acquisti, visto sotto quest’ottica e non solo sotto quella più strettamente “burocratica”, come avviene solitamente, diventa un asset fondamentale ed imprescindibile di un’azienda votata ad un’imprenditoria innovativa, ma difficilmente potrà esprimere appieno il suo potenziale finché lo si continuerà a vedere soltanto come un’attività ed un costo di cui, purtroppo, non si può fare a meno.